– یکی از لازم ترین و مهم ترین مباحث در موضوع مدیریت زمان.

– تسلط بر ساعات و دقائق مانند سوار شدن بر قایق یا قطاری است که به سرعت در حال حرکت است، باید برای این امر خطیر و لازم مطالعه داشت، مشورت خواست، تمرین نمود و با توجه به اصول و قواعد علمی وارد این عرصه گشت.

اصل برنامه ریزی برای کوچک ترین واحد زمان

– برای بعضی کوچک ترین واحد زمان ثانیه است، برای بعضی دقیقه، برای برخی ساعت، روز و یا هفته است.

– معمولی ترین و کوچک ترین واحد زمان برای توده ی مردم روز می باشد، بنابراین برای تک تک روزهای عمرتان، برنامه ریزی و مدیریت را شروع کنید و این گام، نقطه ی شروعی برای حرکت نمودن در مسیر و مدیریت موفق زمان و کنترل ساعات و دقایق از یک سو و کنترل ماه ها و سال ها، از سویی دیگر می باشد.

– اصل استفاده از برنامه ریزها در استفاده از زمان                                             

یکی از عوامل موثر در مدیریت زمان، استفاده از انواع برنامه ریزی های زمان است که به عنوان یک حافظه ی کمکی، انسان را در مدیریت وقت یاری می کند.

– می توان از دفترچه یادداشت شخصی، کلاسورهای آماده، تقویم های سالنامه ای، دیجیتالی یا کامپیوتری بهره برد.

– اصل اولویت بندی کارها

یکی از مهم ترین اصول مدیریت زمان، تعیین اولویت ها و پرداختن به امور اهم می باشد.

– در یک تقسیم بندی، کارهای انسان به سه گروه: مهم، غیر مهم و اهم تقسیم می شوند.همچنین اهداف انسان نیز به سه گروه: اهداف بلند، متوسط و کوچک تقسیم می گردند.

– کارهای ما، به دو دسته ی دراز مدت و کوتاه مدت تقسیم می گردند.

– ذکر این نکته لازم است که کارهای غیر مهم، به معنای امور زاید نیست.

– حضرت علی(علیه السلام) می فرمایند:

«الإشتغالُ بِالفائِتِ یضَیعُ الوَقتَ»(14) (پرداختن به عمر گذشته، زمان حال را هدر می دهد.)

«شَرُّ ما شَغَلَ بِهَ المَرءُ وَقتَهُ الفُضُولِ»(15) (بدترین چیزی که آدمی وقت خود را صرف آن می سازد، کارهای زیادی است.)

«مَن إشتَغَلَ بِغَیرِ المُهِمَّ ضَیعَ الأهَمَّ»(16) (هر کس به چیزی که مهم نیست بپردازد، آنچه را که اهمیت بیشتری دارد از دست می دهد.)

– اصل هدفمندی و هدف گزاری(کلید طلایی مدیریت زمان)

– یکی از علل مهم موفقیت، هدفمندی و هدف سازی در زندگی است. افراد گمراه، افرادی بی هدف و یا بدهدف هستند.

– اهداف دیگر نیز می تواند به انسان قدرت تمرکز، حرکت صحیح و مستمر ببخشد.اهداف استراتژیک، اهداف بزرگ و مادر هستند که اهداف کوچک تر را در خود جای می دهند.

– اصل خلوت و داشتن لحظه های غیب

– سعی کنید در تمام ساعات در دسترس نباشید؛ لحظاتی را برای تفکر، برنامه ریزی، کار با خود و خلوت با خودت انتخاب کنید.

– اولویت های کاری خود را معلوم سازید و چک لیستهای روزانه، ماهانه و سالانه ی خود را بررسی، ارزیابی و تکمیل نمایید.

– اصل توجه به امروز

– یکی از اصول مهم مدیریت زمان، توجه به زمان حال و عبور از گذشته می باشد.

– به معنای عدم آینده نگری و یا عدم عبرت از گذشته نیست.

«إنّ ماضی یومِکَ مُنتَقِلٌ و باقیهُ مُتَّهَمٌ فَاغتَنِم وَقتَکَ بَالعَملِ»(20) (گذشته ی عمر تو رفته است و باقی مانده ی آن محل تردید است، پس زمانی را که در آن به سر می بری برای کار و عمل غنیمت شمار.)

– اصل 20/80 (قانون پارتو)

– معروف است از کل مسایل زندگی، 20درصد از آن ها دارای اولویت اول می باشند که انجام صحیح این 20 درصد موجب پیشرفت و موفقیت 80 درصدی می شود.

– ساده سازی و مدرنیزاسیون فرآیندها و تسهیل مدیریت

– یکی از قوانین و مهارت های علمی، تحویل کثرت ها به وحدت و یکی نمودن امور گوناگون است.

– به طور مثال:1- گزارشات مختصر و مفید یک صفحه ای به جای گزارشات چند صفحه ای 2- جلسات یک ساعته به جای جلسات چند ساعته 3- تماس های یک دقیقه ای به جای… 4- کار کردن با یک وسیله به جای… 5- انجام کار در یک روز به جای… 6- یکی کردن پرونده ها به جای… 7- یک خورش برای غذا به جای…

– اصل انتخاب بهترین ها برای اندیشیدن و گفتگو:

آیا هیچ اندیشیده ایم که در مورد چه موضوعاتی می اندیشیم؟

– مغزهای بزرگ درباره ی اندیشه ها گفتگو می کنند.مغزهای متوسط، درباره ی رویدادها گفتگو می کنند. مغزهای کوچک، درباره ی افراد و مسایل مادّی گفتگو می کنند. مغزهای خیلی کوچک، درباره ی خودشان گفت گو می کنند.

– اصل توجه به اولین تا آخرین دقیقه ها

– گاهی برای ما، لحظه های پایانی ارزشمندند و لحظه های تمرکز و تلاش همه جانبه به شمار می روند، ولی لحظه های میانی و اولیه از اهمیت کافی برخوردار نیستند. گاهی لحظه های اولیه مهم هستند، ولی به تدریج دقیقه ها، اهمیت خود را از دست می دهند.

-اصل استفاده از اوقات سوخته

– وقت های سوخته، یعنی وقت های خستگی، افسردگی، خواب، غذاخوردن، رفت و آمد و… . باید برای این وقت ها، برنامه داشته باشید.

– راه های استفاده از زمان های سوخته:1- همراه داشتن یک کتاب کوچک برای مطالعه 2- همراه داشتن یک دفترچه کوچک برای یادداشت برداری3- همراه داشتن یک ضبط صوت کوچک برای استفاده از نوارهای مفید و علمی در اوقات سوخته خصوصا ً در سفرهای برون شهری4- حفظ بودن سوره هایی از قرآن و مرور محفوظات5- تلاش برای دیدن خوابهای مفید6- تبدیل کردن خواب و خوابگاه به عبادت و عبادتگاه7- تبدیل نمودن غذا خوردن با خانواده به محفل دیدار و صله رحم8- نوشتن افکار مزاحم و ثبت حالات افسردگی

حجه الاسلام نیلی پور