مثلا، نمونه‌ای از محتوای دیجیتالی توسط یک یا چند نویسنده ایجاد می‌شود. با گذر زمان ممکن است آن محتوا ویرایش شود. یک یا چند نفر ممکن است بعضی غلط‌های ویرایشی را تذکر دهند که محتوا را برای انتشار بهبود بخشد. انتشار می‌تواند شکل‌های مختلفی داشته باشد؛ می‌تواند عمل انتقال محتوا به دیگران، یا اعطای حق دسترسی دیجیتالی به یک محتوای مشخص برای یک فرد مشخص یا گروهی از افراد باشد. بعدها ممکن است محتوا توسط شکل دیگری از محتوا جایگزین، و در نتیجه حذف، یا غیر قابل استفاده شود.

مدیریت محتوا یک فرآیند ذاتا مشترک است که اغلب شامل نقش‌ها و مسئولیت‌هایی به شرح زیر است:

• خالق: مسئول ایجاد و ویرایش محتوا است؛
• ویرایشگر: مسئول تنظیم محتوای پیام و روش تحویل، شامل ترجمه و محلی‌سازی؛
• ناشر: مسئول انتشار محتوا برای استفادۀ افراد؛
• مدیر: مسئول مدیریت مجوزهای دسترسی به پوشه‌ها و فایل‌ها، معمولا با استفاده از تخصیص حقوق دسترسی به گروه‌ها یا نقش‌های کاربری وظیفۀ خود را انجام می‌دهد. همچنین ممکن است مدیران از راه‌های مختلف، کاربران را یاری و حمایت کنند.
• مشتری، بیننده یا مهمان: کسی که محتوا را پس از انتشار یا اشتراک‌گذاری می‌خواند یا از طریق دیگری دریافت می‌کند.

جنبۀ حیاتی مدیریت محتوا، توانایی مدیریت نسخه‌های مختلف محتوای منتشرشده است. نویسندگان و ویراستارها اغلب نیاز دارند نسخه‌های قدیمی ویرایش‌شده را به دلیل شکست فرآیند یا یک سلسله ویرایش‌های نامطلوب، بازیابی کنند.

جنبۀ دیگر مدیریت محتوا که به اندازۀ قبلی مهم است، ایجاد، نگهداری و استفاده از استانداردهای بررسی است. هر بخش از فرآیند ایجاد و بررسی محتوا نقش منحصر به فرد و مجموعه‌ای مسئولیت در توسعه و/یا انتشار محتوا دارد. هر عضو از تیم بررسی نیاز به استانداردهای روشن و مختصری دارد که باید همیشه برقرار باشد تا ثبات طولانی‌مدت و سلامت پایگاه دانش را تضمین کند.

یک سیستم مدیریت محتوا مجموعه‌ای از فرآیندهای خودکار است که ممکن است ویژگی‌های زیر را پشتیبانی کند:

• وارد کردن و ایجاد اسناد و مواد چندرسانه‌ای؛
• تعیین تمام کاربران کلیدی و نقش‌های ایشان؛
• توانایی تخصیص نقش‌ها و مسئولیت‌ها به گروه‌های مختلف یا انواع محتوا؛
• تعریف وظایف گردش‌کار اغلب همراه با پیام، طوری که مدیران محتوا از تغییرات محتوا آگاه شوند؛
• توانایی پیگیری و مدیریت نسخه‌های متعدد یک محتوای خاص؛
• توانایی انتشار محتوا در یک مخزن برای حمایت از دسترسی به محتوا. به طور فزاینده، مخزن بخش اصلی یک سیستم است، و امر جستجو را با بازیابی اطلاعات در هم می‌آمیزد.

سیستم‌های مدیریت محتوا شکل‌های زیر را به خود می‌گیرند:

• یک سیستم مدیریت محتوای وب، نرم‌افزاری برای مدیریت وب‌سایت است، که اغلب به طور ضمنی به این معنا به کار می‌رود؛
• کار تشکیلات هیئت تحریریۀ یک روزنامه؛
• گردش‌کار برای انتشار یک مقاله؛
• یک سیستم مدیریت اسناد؛
• یک سیستم مدیریت محتوا با منبع واحد، جایی که محتوا در قطعه‌های یک پایگاه‌دادۀ رابطه‌ای ذخیره می‌شود.

آقای Marc Feldman، کارشناس مدیریت محتوا، سه ساختار نظارتی اصلی در مدیریت محتوا را چنین بیان می‌کند: محلی‌سازی، متمرکزسازی و متحدسازی، که هر کدام نقاط ضعف و قوت خود را دارند.^[۱]

نظارت از طریق محلی‌سازی:

مدل‌های نظارت از طریق محلی‌سازی، با قرار دادن کنترل در دست کسانی که بیش از همه با محتوا سر و کار دارند، یعنی کارشناسان محتوا، به آن‌ها قدرت می‌دهند و موجب بروز خلاقیت در ایشان می‌شوند. این فواید به قیمت از دست رفتن نسبی کنترل و نظارت مدیریتی حاصل می‌شود.

نظارت از طریق متمرکزسازی:

وقتی اهرم‌های کنترل به شدت متمرکز می‌شوند، سیستم‌های مدیریت محتوا می‌توانند پیام خود را با نام تجاری متحد و بسیار واضح، ارائه کنند. علاوه بر این، ساختار نظارتی متمرکزسازی در مدیریت محتوا فرصت‌های زیادی برای صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان‌ها ایجاد می‌کند، مثلا ۱) پرهیز از تلاش‌های موازی در ایجاد، ویرایش، قالب‌بندی، هدف‌گذاری مجدد و بایگانی محتوا، ۲) از طریق مدیریت فرآیند و ساده‌سازی تمام فعالیت‌های مربوط به محتوا، یا ۳) از طریق گسترش منظم یا به روز رسانی سیستم مدیریت محتوا.

نظارت از طریق متحدسازی:

مدل‌های نظارت از طریق متحدسازی، به طور بالقوه فواید هر دو مدل کنترل محلی‌سازی و متمرکزسازی را محقق می‌کنند، و در عین حال نقاط ضعف هر دو را نیز دارند. اگرچه نرم‌افزار سیستم‌های مدیریت محتوا ذاتا برای توانمندسازی مدل‌های نظارت از طریق متحدسازی ایجاد شده‌اند، اما تحقق بخشیدن به این مزایا می‌تواند سخت باشد، چون مثلا نیازمند مذاکرۀ مرزهای کنترل با مدیران محلی و سازندگان محتوا است.

درباره شرکت‌های بزرگ، به طور خاص، شکست در پیاده‌سازی کامل یا تحقق بخشیدن به ساختار نظارتی متحدسازی، برابر است با شکست در تحقق کامل بازگشت سرمایه و صرفه‌جویی در هزینه‌هایی که با سیستم‌های مدیریت محتوا حاصل می‌شوند.

مراحل مختلف در مدیریت محتوا عبارتند از: ۱- برنامه ریزی ۲- جمع آوری اطلاعات ۳- طبقه بندی اطلاعات ۴- تحلیل اطلاعات